Saksgangen ved sykmelding
·
Den sykmeldte
Den ansatte vil motta sin sykmelding digitalt i Nav.no under Ditt sykefravær. Herfra sender den ansatte
sykmeldingen (del C) til sin arbeidsgiver digitalt.
Søknad om sykepenger (Del D) har frem til nå vært på papir, men fra 15. januar vil også denne være digital. Denne delen av sykmeldingen vil være tilgjengelig
først ved avsluttet sykemeldingsperiode. Den
sykmeldte er selv ansvarlig for å fylle ut søknaden (med egenerklæring). Ved sykmelding over 16 dager går den direkte til NAV.
I bedrifter som
ikke forskutterer sykepenger, vil den ansatte motta utbetaling fra NAV etter den 16. dagen.
Der hvor bedrifter forskutterer sykepenger og betaler til den ansatte også etter 16 dager, går søknad om sykepenger til NAV med kopi til arbeidsgiver (i Altinn), og refusjonsbeløpet utbetales til bedriften.
·
Arbeidsgiver
Daglig leder i bedriften gir tilganger i Altinn til utvalgte personer som skal behandle sykepenger. Det er tre typer enkeltrettigheter:
1) Sykmelding - Oppgi
nærmeste leder med personalansvar
2) Sykmelding
3) Søknad om sykepenger
Disse personene må selv opprette sin kontaktinformasjon i Altinn, for å motta varsel om nye sykmeldinger og søknader om sykepenger.
Personalansvarlige ledere bør ikke ha disse tilgangene, forutsatt at de av daglig leder eller lønn/HR er meldt inn som nærmeste leder for den sykemeldte.
Nærmeste leder finner da sykmeldingen på NAV.no under dine sykmeldte. (Denne vil også benyttes for dialogmøter etc.) Se Nav.no og søk digital sykmelding for beskrivelse og demofilmer.
Det er viktig at bedriften orienterer sine ansatte om sykepenger betales fra NAV etter den 16. dagen eller om bedriften forskutterer. Det kan skje feilutbetaling om den ansatte ikke er gjort kjent med ordningen og krysser feil i søknaden. Arbeidsgiver må også påse at de opplyser om virksomhetens praksis rundt dette, og ved manglende informasjon legges arbeidstakers opplysninger til grunn.
Det er også viktig at både sykmeldinger og søknad om sykepenger påses mottatt. Ved mangel vil nærmeste leder motta varsling etter 14 dager.
Det er nærmeste leder som nå må påse at søknad om sykepenger sendes innenfor fristen. Husk at det er 3 måneders foreldelse på refusjonskrav til NAV for at bedriften skal få refusjon.
Inntektsopplysningsskjemaet må sendes på papir som tidligere, inntil NAV har en digital løsning for dette. Det er
fortsatt viktig at regnskapsfører/lønnsansvarlig hos
Vigres AS får beskjed omgående om nye sykmeldinger, slik at inntektsopplysningene kan sendes NAV, og utbetalinger ikke forsinkes eller bortfaller grunnet manglende dokumentasjon.
Personer med ansvar for lønn og HR i bedriften gis tilgang 2)
Sykmelding og 3)
Søknad om sykepenger. De ser kopi av sykemeldingene og søknadene for å kunne avlønne riktig.
Samarbeid med Vigres AS som regnskapsfører/lønnsansvarlig:
Slik NAV har lagt opp den digitale saksgangen for sykmeldinger, får vi som regnskapsfører ingen rolle eller tilgang til å se sykmeldinger eller krav om sykepenger.
Dette er tillagt bedriften og deres ledere, som
kan delegere til utvalgte.
Dersom dere som kunde ønsker at den som kjører lønn for dere hos Vigres AS skal gis en slik tilgang, må den tildeles personlig. De aktuelle tilgangene er 2) Sykmelding og 3) Søknad om sykepenger.
Tildelingen betinger at personopplysninger på aktuell lønnsmedarbeider hos Vigres AS oppgis.
Ønsker dere slik bistand, tar dere kontakt direkte med den medarbeideren det gjelder og avklarer hvem som skal gjøre hva.
Behandlingen av digitale sykmeldinger er ikke en oppgave som kan tildeles oss som regnskapsfører. Dette betinger derfor at alle fraværsforhold og sykmeldinger må rapporteres til oss før utlønning.
Sykmeldingene må ut over at de ligger i på Nav.no og i Altinn, også oppbevares av bedriften. Hvordan dette gjøres er opp til bedriften og må være i henhold til personopplysningsloven.
Ta gjerne kontakt med oss om dere har spørsmål og snakk gjerne med den som kjører lønn for din bedrift.
